Das korrekte Führen der Vorsorgekartei

7. Juli 2023

Sprechen wir über Compliance!

Das ordnungsgemäße Führen einer Vorsorgekartei ist für die betriebliche Gesundheitsvorsorge von größter Bedeutung. Arbeitgeber müssen die Gesundheit der Beschäftigten schützen. Missachtung kann zu Sanktionen führen.

Führen der Vorsorgekartei

Die Vorsorgekartei enthält wichtige Informationen zur arbeitsmedizinischen Vorsorge. Der Arbeitgeber hat eine Vorsorgekartei zu führen, mit Angaben, dass, wann und aus welchen Anlässen arbeitsmedizinische Vorsorge stattgefunden hat.

Anlass der Vorsorge: Dies dokumentiert den Grund für die Durchführung der arbeitsmedizinischen Vorsorge, bspw. eine potenzielle Gesundheitsgefährdung am Arbeitsplatz.
Tag der Vorsorge: Dieser Eintrag gibt an, wann die Vorsorgeuntersuchung stattgefunden hat.
Vorsorgebescheinigung: Diese Bescheinigung bestätigt, dass die arbeitsmedizinische Vorsorge durchgeführt wurde.

Datenschutz

Da personenbezogene Daten in der Vorsorgekartei verarbeitet werden, sind die Regelungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten.

Zum Beispiel: Haben Sie eine schriftliche Dokumentation zum Verfahren – Stichwort „Art. 30 DSGVO: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“?

Es ist wichtig, die Datensicherheit, Datensparsamkeit und den Schutz vor unbefugtem Zugriff im Blick zu haben.

Sanktionen

Das korrekte Führen der Vorsorgekartei nach ArbMedVV ist gesetzlich vorgeschrieben und Verstöße können geahndet werden. Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben können zusätzliche Sanktionen nach sich ziehen.

Fazit

Die ordnungsgemäße Führung einer Vorsorgekartei ist sowohl aus arbeitsschutzrechtlicher als auch aus datenschutzrechtlicher Sicht von entscheidender Bedeutung. Arbeitgeber müssen daher sowohl die Anforderungen der ArbMedVV als auch die Bestimmungen des BDSG und der DSGVO kennen und umsetzen.

Hinweis

Dieser Beitrag dient lediglich der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Beratung. Bei spezifischen Fragen zur Vorsorgekartei einschl. Datenschutz sollten Sie sich an Ihren Betriebsarzt und einen Datenschutzbeauftragten wenden.

Fragen und Antworten zur ArbMedVV (externer Link)

Für die Beantwortung Ihrer Fragen stehe Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich verbleibe auf das Herzlichste
Ihr
Hartmut Frenzel

Aufbewahrungsfrist einer Unfallanzeige

24. Juni 2022

Ein Kunde stellte die Frage: „Wie lange muss ich Unfallanzeigen aufbewahren; wie lange darf ich Unfallanzeigen maximal aufbewahren?“ – Stichwort Datensparsamkeit.

In § 193 SGB VII ist die Pflicht zur Anzeige eines Versicherungsfalls durch die Unternehmer geregelt. Dort findet er Informationen, wann eine Anzeige erforderlich ist, eine Frist für die Anzeige, wer eine Anzeige bekommen muss und vieles andere mehr. Eine Frist für die Aufbewahrung findet man dort nicht. Der Gesetzgeber hat hier „ausnahmsweise“ auf eine Regelung verzichtet.

Die Unfallanzeige leitet ein Verwaltungsverfahren beim zuständigen Unfallversicherungsträger ein. Ziel ist es, Leistungsansprüche der verunfallten Person festzustellen.

Ein Exemplar verbleibt beim Unternehmen. Als Nachweis, dass er seiner Anzeigepflicht nachgekommen ist. Der Verstoß gegen die Anzeigepflicht ist eine Ordnungswidrigkeit und kann mit einer Geldbuße bis zu zweitausendfünfhundert Euro geahndet werden.

Empfehlung zur Aufbewahrung: Ein Jahr – nach Ablauf des Tages, an dem der Versicherungsfall angezeigt wurde. Danach ist die Unfallanzeige zu vernichten. Dieses ist rechtskonform zu dokumentieren (z. B. über ein Löschprotokoll).

Begründung: Die Verjährung beträgt ein Jahr – § 31 (2) Nr. 3 OWiG, Verfolgungsverjährung. Der Unternehmer muss im Zweifelsfall in dieser Zeit den Nachweis führen können, dass er die Anzeige sachlich richtig und fristgerecht erstattet hat.

Danach gibt es keinerlei „Ausreden“ für eine weitere Archivierung. Sind Sie anderer Ansicht? Ich diskutiere gerne!

Haben Sie weitere Fragen? Zögern Sie bitte nicht, kontaktieren Sie mich.

Ich wünsche Ihnen frische Erkenntnisse und
verbleibe auf das Herzlichste
Ihr
Hartmut Frenzel

Diese Information soll Ihnen Hilfestellung bieten und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Information mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.