Betriebsanweisungen

Kaffeevollautomat - Betriebsanleitung als Betriebsanweisung

In dieser Woche erreichte mich eine Anfrage einer Kundin, wie sie denn auf einfache Art und Weise eine Betriebsanweisung für den Kaffeevollautomaten erstelle. Sie wolle nicht die Bedienungsanleitung abschreiben.

Ihr Problem

Bei ihrer wöchentlichen Prüfung der Kaffeemaschine, die für die Bewirtung der Kunden verwendet wird, findet sie immer wieder Hygienemängel. Im schlimmsten Fall war das einmal Schimmel.

Das Thema Betriebsanweisungen betrifft so viele Unternehmen. Viel Zeit wird in die Erstellung der Betriebsanweisungen gesteckt. Schaut man sich dann die Ergebnisse an, stellt man häufig Mängel fest. Meistens resultiert das aus unbedachtem Copy/Paste.

Das muss nicht sein

Richtig ist:
Bevor Beschäftigte Arbeitsmittel erstmalig verwenden, hat der Arbeitgeber ihnen eine schriftliche Betriebsanweisung für die Verwendung des Arbeitsmittels in einer für die Beschäftigten verständlichen Form und Sprache an geeigneter Stelle zur Verfügung zu stellen. (Quelle: § 12 Abs. 2 BetrSichV)

In § 12 Abs. 2 finden Sie:
„Anstelle einer Betriebsanweisung kann der Arbeitgeber auch eine bei der Bereitstellung des Arbeitsmittels auf dem Markt mitgelieferte Gebrauchsanleitung oder Betriebsanleitung zur Verfügung stellen, wenn diese Informationen enthalten, die einer Betriebsanweisung entsprechen.“

Ist das nicht mal eine praxisgerechte Lösung? Was mache ich?

Ich prüfe den Text der Betriebsanleitung. Sind alle notwendigen Informationen zur sicheren Benutzung vorhanden? Wird das Arbeitsmittel (Maschine, etc.) so verwendet, wie es in der Anleitung dargestellt ist? Das betrifft auch die Umgebungsbedingungen, wie Beleuchtung, freie Bewegungsflächen für die Beschäftigten etc. Wenn alles passt, setze ich die Betriebsanleitung verbindlich als Betriebsanweisung in Kraft.

Diese Betriebsanleitung gilt als Betriebsanweisung im Sinne des § 12 Absatz 2 BetrSichV

Zusätzlich setze ich einen zweiten Stempel an den Schluss der Bedienungsanleitung.

Folgen der Nichtbeachtung

Ich trage das Datum ein und unterschreibe. Schon ist meine Betriebsanweisung fertig.

Die Kundin hat das direkt umgesetzt. Sie hat allerdings keinen Stempel machen lassen, sondern nutzte den vorhandenen Etikettendrucker.

Den Inhalt der Betriebsanweisung hat Sie im Anschluss an die „Erstellung“ direkt unterwiesen. Die Unterweisung wurde dokumentiert.

Übrigens:

Die Pflicht, eine Betriebsanweisung zur Verfügung zu stellen, gilt nicht für Arbeitsmittel, für die keine Gebrauchsanleitung nach § 3 Absatz 4 des Produktsicherheitsgesetzes mitgeliefert werden muss.

Fazit

Die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben ist Pflicht! Aber, man muss es sich nicht unnötig schwer machen! Die Zeit sollte man lieber in wertschöpfende Projekte und Prozesse stecken.

Für die Beantwortung tiefergehender Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich wünsche Ihnen neue Erkenntnisse und
verbleibe auf das Herzlichste
Ihr
Hartmut Frenzel

Diese Information soll Ihnen Hilfestellung bieten und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Information mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.

Arbeitsschutzausschuß – ASA

Arbeitsschutzausschuß - ASA

Bitte verzeihen Sie mir meine Frage:

Müssen Sie zum ASA auch immer wieder Diskussionen führen – sei es mit Auditoren oder der Berufsgenossenschaft?

Die Rede ist vom Arbeitsschutzausschuss (ASA) – § 11 Arbeitssicherheitsgesetz (ASiG).

Audit in dieser Woche – Umweltmanagementsystem, Qualitätsmanagementsystem und Energiemanagementsystem: Die Auditorin fragt nach dem ASA-Protokoll und wie häufig die Sitzungen stattfinden.

Daraufhin antwortete ich stellvertretend für die befragte Person der Personalabteilung: „Die ASA-Sitzungen finden gemäß gesetzlichen Vorgaben statt.“ Ich erwähnte beiläufig, dass streng genommen keine Dokumentation erforderlich sei. Sofort begann eine intensive Diskussion.

Letztlich habe ich auf meinen Beitrag aus 2018 hingewiesen (siehe nächsten Block).

Resultat für meinen Kunden:
Im Ergebnisbericht findet sich kein Wort zum Arbeitsschutzausschuss.

Mein Beitrag aus 2018 – immer wieder lesenswert

Arbeitsschutzausschuss entrümpeln 

Ein Geschäftsführer (etwa 250 Beschäftigte) stellte mir in der vergangenen Woche die Frage, ob man nicht auf die vierteljährlichen Arbeitsschutzausschuss-Sitzungen verzichten könne. Das werde auch vom Betriebsrat befürwortet. Die Kommunikation zwischen allen Beteiligten ist hervorragend. Er und der Betriebsrat seien davon überzeugt, dass ein perfekter Arbeits- und Gesundheitsschutz auch ohne diese Sitzungen erreicht werden könne. Schließlich leisten der Betriebsarzt und ich einen exzellenten Support.   

Schauen wir zunächst auf das Recht. 

Rechtsgrundlage 

Der Arbeitsschutzausschuss ist im § 11 des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) definiert.  

„§ 11 Arbeitsschutzausschuß  

Soweit in einer sonstigen Rechtsvorschrift nichts anderes bestimmt ist, hat der Arbeitgeber in Betrieben mit mehr als zwanzig Beschäftigten einen Arbeitsschutzausschuß zu bilden; bei der Feststellung der Zahl der Beschäftigten sind Teilzeitbeschäftigte mit einer regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit von nicht mehr als 20 Stunden mit 0,5 und nicht mehr als 30 Stunden mit 0,75 zu berücksichtigen. Dieser Ausschuß setzt sich zusammen aus: 

  •  dem Arbeitgeber oder einem von ihm Beauftragten, 
  •  zwei vom Betriebsrat bestimmten Betriebsratsmitgliedern, 
  •  Betriebsärzten, 
  •  Fachkräften für Arbeitssicherheit und 
  •  Sicherheitsbeauftragten nach § 22 des Siebten Buches Sozialgesetzbuch.

Der Arbeitsschutzausschuß hat die Aufgabe, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten. Der Arbeitsschutzausschuß tritt mindestens einmal vierteljährlich zusammen.“ 

Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung 

Grundsätzlich ist ein Verstoß gegen § 11 Arbeitssicherheitsgesetz keine Ordnungswidrigkeit nach § 20 ASiG.

Erst wenn eine behördliche Anordnung besteht, ist die Nichteinhaltung des § 11 ASiG eine Ordnungswidrigkeit, die dann mit einer Geldbuße bis zu fünfundzwanzigtausend Euro geahndet werden kann. Der Betriebsrat hat nach § 89 Abs. 1 Satz 2 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) das Recht, wenn der Arbeitgeber den § 11 ASiG nicht umsetzt, sich an die Arbeitsschutzbehörde wenden.

An die Anordnung durch die Behörde sind aber Voraussetzungen geknüpft. 

§ 12 ASiG 

„…
 (2) Die zuständige Behörde hat, bevor sie eine Anordnung trifft, 

1. den Arbeitgeber und den Betriebsrat zu hören und mit ihnen zu erörtern, welche Maßnahmen angebracht erscheinen und 

2. dem zuständigen Träger der gesetzlichen Unfallversicherung Gelegenheit zu geben, an der Erörterung mit dem Arbeitgeber teilzunehmen und zu der von der Behörde in Aussicht genommenen Anordnung Stellung zu nehmen. 

(3) Die zuständige Behörde hat dem Arbeitgeber zur Ausführung der Anordnung eine angemessene Frist zu setzen. 

(4) Die zuständige Behörde hat den Betriebsrat über eine gegenüber dem Arbeitgeber getroffene Anordnung schriftlich in Kenntnis zu setzen.“ 

Sie sehen, so schnell kann bei einem Verstoß gegen § 11 ASiG kein Bußgeld verhängt werden. 

Zusammensetzung 

Kommen wir zur Zusammensetzung. Zu den Mitgliedern gehört der Arbeitgeber oder ein von ihm Beauftragter. Der Beauftragte ist eine Person mit einer leitenden Funktion, wie z. B. der Betriebsleiter. Wichtig auch: Der Arbeitgeber darf nicht mehr als einen Beauftragten bestimmen.

Der Betriebsrat darf zwei Mitglieder bestimmen, die teilnehmen können; sie sind jedoch nicht dazu verpflichtet.

Fehlen jedoch insbesondere Betriebsarzt oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit, so hat im Ergebnis keine Arbeitsschutzausschusssitzung stattgefunden. Gleiches gilt auch für den Sicherheitsbeauftragten.  

Sind mehrere Betriebsärzte, Fachkräfte für Arbeitssicherheit oder Sicherheitsbeauftragte vorhanden, so hat der Arbeitgeber über die Anzahl der teilnehmenden Personen, unter Einbeziehung des Betriebsrates, zu entscheiden. 

Wie sieht es mit der Schwerbehindertenvertretung aus?

Klare Antwort: Nach § 178 SGB IX (4) hat die Schwerbehindertenvertretung das Recht, an allen Sitzungen des Arbeitsschutzausschusses teilzunehmen. 

Inhalt 

Durch die Formulierung „Der Arbeitsschutzausschuß hat die Aufgabe, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten“ ist unmissverständlich zum Ausdruck gebracht, dass der Ausschuss kein selbstständiges Beschlussorgan ist. Der Ausschuss kann somit nur Meinungsbildner zu Arbeitsschutzfragen sein und Empfehlungen geben. Die letztendliche Entscheidung liegt beim Arbeitgeber, ggf. unter Einbindung des Betriebsrates. 

Dokumentation 

Eine Verpflichtung zur Dokumentation besteht nicht. Das heißt, es müssen keine Einladungen archiviert und auch keine Protokolle verfasst werden. Es müssen auch keine Listen der Teilnehmenden vorhanden sein.  

Dass der Arbeitsschutzausschuss zusammengetreten ist, wird in vielen Betrieben über eine Aufgabenliste dokumentiert. Auslöser sind dafür häufig Angst und Misstrauen. Umgesetzt wird zudem selten etwas. Das ist aber nicht Zweck des Arbeitsschutzausschusses.

Noch einmal: „Der Arbeitsschutzausschuß hat die Aufgabe, Anliegen des Arbeitsschutzes und der Unfallverhütung zu beraten“. Maßnahmenfestlegung und Maßnahmenverfolgung gehören definitiv nicht in den Arbeitsschutzausschuss.

Zum Beweis, dass der Arbeitsschutzausschuss zusammengetreten ist, empfehle ich, eine Teilnehmerliste unter Beachtung des Datenschutzrechts durch den Arbeitgeber zu führen. Er ist der Normadressat.  

Fazit: 

Der Unternehmer hat entschieden und der Betriebsrat ist einverstanden. 

  • Der Geschäftsführer lädt ab sofort alle vom Gesetzgeber vorgegebenen Teilnehmer vierteljährlich zum Arbeitsschutzausschuss ein. Er nimmt den Termin grundsätzlich persönlich wahr. 
  • Die Beratung findet zur Steigerung der Effektivität und Effizienz an einem großen Stehtisch statt. 
  • Der Arbeitgeber führt eine Teilnahmeliste. Diese verbleibt beim Arbeitgeber. Sollte mal eine Person ausnahmsweise fehlen (Krankheit o. ä.) ist das nicht tragisch.  
  • Jeder Teilnehmer ist verpflichtet, eigenverantwortlich seine gewonnenen Erkenntnisse zu notieren und daraus eigene Aktivitäten abzuleiten und dann auch konsequent umzusetzen. Kann eine Person etwas nicht allein umsetzen, muss dieser sich verlässliche Partner suchen. Die Partner treffen dann untereinander verbindliche Vereinbarungen.

Dieses ist ein verantwortungsbewusster Schritt in die richtige Richtung, welcher alle Beteiligten von unnötiger Bürokratie befreit und die Verlässlichkeit und Verbindlichkeit steigert. 

Chapeau! 

Ich wünsche Ihnen gute Erkenntnisse und verbleibe auf das Herzlichste
Ihr
Hartmut Frenzel

Diese Information soll Ihnen Hilfestellung bieten und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl diese Information mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann keine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit übernommen werden.

Aushangpflichtige Gesetze

Mein Gesprächspartner schaute mich ungläubig an, als ich ihn nach den aushangpflichtigen Gesetzen fragte. Damit habe er sich noch nie beschäftigt.

Die Aushangpflicht ergibt sich für den Arbeitgeber aus der jeweiligen Rechtsnorm.

Zwei Beispiele von vielen:

§ 26 (1) MuSchG: „In Betrieben und Verwaltungen, in denen regelmäßig mehr als drei Frauen beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber eine Kopie dieses Gesetzes an geeigneter Stelle zur Einsicht auszulegen oder auszuhängen. Dies gilt nicht, wenn er das Gesetz für die Personen, die bei ihm beschäftigt sind, in einem elektronischen Verzeichnis jederzeit zugänglich gemacht hat.“

§ 12 (5) AGG: „Dieses Gesetz und § 61b des Arbeitsgerichtsgesetzes sowie Informationen über die für die Behandlung von Beschwerden nach § 13 zuständigen Stellen sind im Betrieb oder in der Dienststelle bekannt zu machen. Die Bekanntmachung kann durch Aushang oder Auslegung an geeigneter Stelle oder den Einsatz der im Betrieb oder der Dienststelle üblichen Informations- und Kommunikationstechnik erfolgen.“

In Einzelfällen wird vom Arbeitgeber ergänzend eine Unterrichtung der Arbeitnehmer verlangt.

Es ist sinnvoll, sich mit Aushängen im Betrieb auseinanderzusetzen. Denn nicht nur Gesetze sind aushangpflichtig. Es gibt noch weitere Anforderungen, die nicht auf den ersten Blick ersichtlich sind, wie Betriebsvereinbarungen oder die Brandschutzordnung.

Es ist auch zu klären, wo die aushangpflichtigen Gesetze auszuhängen sind.

Bei Verstößen können erhebliche Geldbußen verhängt werden; bei Geldbußen über 200 EUR erfolgt die Eintragung in das Gewerbezentralregister (siehe § 149 Abs. 2 Nr. 3 GewO). Aber auch ein zivilrechtlicher Anspruch kann ggf. vom Arbeitnehmer geltend gemacht werden.

Für die Beantwortung Ihrer Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich verbleibe auf das Herzlichste
Ihr
Hartmut Frenzel